Gegevens tussen verschillende systemen in overeenstemming houden is niet eenvoudig maar wel belangrijk. Inconsistente gegevens leiden tot een hogere foutenlast in processen, tijdsverlies en stress wanneer er niet snel een verklaring kan worden gevonden voor de verschillen. Idealiter wordt voor elk type data vastgesteld welke software leidend is en waar de ‘single source of truth’ zich bevindt. Eens er is bepaald waar de gegevens dienen te worden onderhouden, kan je andere systemen technisch gaan connecteren met deze bron om zo consistent informatie te delen.
Uitwerking
Ledger Labs bouwde een koppeling voor een dergelijk leidend systeem zodat alle volgende systemen met een vast interval de laatste wijzigingen ontvangen. Via de REST API van het leidend systeem worden iedere minuut de “events” in dat systeem geïnterpreteerd. Deze sensor lanceert vervolgens de juiste jobs zodat de informatie overal in overeenstemming blijft.
In deze concrete toepassing worden de stamgegevens van alle klanten en projecten iedere minuut weggeschreven naar een boekhoudpakket en een CRM systeem. Verder krijgen projectmanagers meteen een mail wanneer er een interessante wijziging is aan hun project. De kracht van deze sensor is dat je heel ver kan gaan in de acties die aan een event worden gekoppeld.
Voor deze oplossing werd de keuze gemaakt om Dagster in te zetten. De ingebouwde sensor functionaliteit van Dagster bleek uiterst geschikt voor de vraag die ons werd gesteld. Dagster is een open source data orchestrator die gratis te gebruiken is wanneer je zelf instaat voor de infrastructuur. Bovendien is er een erg overzichtelijk webportaal ingebouwd dat toelaat om in één oogopslag de performantie van de koppelingen te analyseren.
Van verouderde ERP naar moderne technologiestack
Wanneer internationale organisaties van ERP- of CRM-software veranderen, hangt het succes niet alleen af van de technische uitvoering en een soepele overgang en overdracht. Naast de gebruikelijke technische hindernissen is er ook de menselijke kant. Om teams nieuwe tools te laten omarmen en gebruiken, is het belangrijk om de duidelijke voordelen te benadrukken en de verstoring door de migratie tot een minimum te beperken. Primoris, een wereldwijde partner in de agrifoodsector, begreep wat er op het spel stond toen ze besloten om verschillende landelijke vestigingen over te zetten naar Odoo als hun nieuwe boekhoudplatform. Ons Ledger Labs-team verzorgde de volledige migratie voor meerdere Europese divisies en zorgde voor een naadloze bestandsoverdracht en een soepele overgang voor de teams van een project.
Veelvoorkomende pijnpunten bij ERP-migraties naar Odoo:
- De technische vereisten voor het koppelen van legacy-software aan Odoo moeten zorgvuldig worden beoordeeld.
- De volledige geschiedenis van elk bestand of dossier moet worden gemigreerd.
- Alle instellingen en configuraties – zoals grootboekrekeningen, klanten, leveranciers, aftrekposten en activa – moeten behouden blijven.
- Migraties moeten volgens planning plaatsvinden (bijvoorbeeld halverwege het boekjaar) zonder de bestaande planning te verstoren.
- De overdracht van de boekhouding moet volledig geautomatiseerd zijn om een snelle, schaalbare en naadloze overgang te garanderen.
Moeiteloze gegevensmigratie, land voor land
We hebben een aangepaste migratiemodule ontwikkeld die aan alle technische vereisten voldeed en tegelijkertijd een naadloze softwaretransitie garandeerde. Deze tool creëert een directe, één-op-één replica van elke bestaande boekhoudomgeving in Odoo. Het Franse team van Primoris werd in 45 minuten volledig gemigreerd. Dankzij deze minimale downtime konden lokale bestandsbeheerders blijven werken zonder historische gegevens of configuratie-instellingen te verliezen. Door het hele migratieproces te verzorgen, hebben we het Franse team van Primoris de ruimte gegeven om zich te concentreren op wat het belangrijkst is: het leveren van toegevoegde waarde aan hun klanten.
Het succes van deze eerste migratie voor één land overtuigde Ellen De Gendt, CFO van de Primoris -groep, om de uitrol uit te breiden. “Het productiviteitsverschil tussen landen die al zijn overgestapt en landen die dat nog niet hebben gedaan, is opvallend”, legt hij uit. “Ons Franse team heeft de overstap moeiteloos gemaakt en kan zich nu volledig richten op hun werk met toegevoegde waarde. Tegelijkertijd zitten teams die nog met de oude systemen werken vast aan repetitieve, handmatige taken. Daarom versnellen we onze Odoo-uitrol naar alle landen.”
De migratie van de boekhouding verliep zo vlot dat we de uitrol in alle landen versneld doorvoeren.
Bent u van plan om de omgeving van uw accountantskantoor naar Odoo te migreren? Met de module die we voor dit project hebben ontwikkeld, is overstappen een fluitje van een cent. Bezoek onze overzichtspagina over Odoo-accountancymigratie om te zien hoe het precies werkt.
Bent u van plan om uw accountantskantoor naar Odoo te migreren?
Met de module die we voor dit project hebben ontwikkeld, is overschakelen een fluitje van een cent.
Bezoek onze overzichtspagina over Odoo-boekhoudmigratie om te zien hoe het precies werkt.
Niet alle portalen waarmee een organisatie werkt hebben steeds een API die mogelijkheden tot integraties biedt. In het bijzonder overheidsportalen zijn vaak erg gesloten en beschermd. Dit hoeft geen probleem te zijn om toch een betrouwbare koppeling te bouwen. Ledger Labs werd gecontacteerd om de gegevens van een overheidsportaal doorlopend uit te lezen.
De primaire doelstelling is om de gegevens te gaan gebruiken voor maandelijkse opmaak van verkoopfacturen met de aantallen die worden aangegeven op het portaal. Als bijproduct konden we een PowerBI rapport aanbieden dat overzichtelijker is dan de originele site.
Uitwerking
Ledger Labs bouwde een koppeling volledig gebaseerd op Open Source middelen. Enkel voor de visualisatie van de gegevens werd beroep gedaan op PowerBI van Microsoft waarvoor een licentie nodig is. De koppeling bestaat uit drie flows:
- Ieder uur wordt er aangemeld op het overheidsportaal. Hiervoor wordt een Dagster Orchestrator ingezet die communiceert met een Selenium browser en een Vault voor de gebruikersgegevens. Bij iedere uitvoering worden de gegevens uitgelezen die werden opgeladen op het portaal sinds de vorige uitvoering (één uur eerder). Het resultaat is een gestructureerde database die de gegevens eenvoudig ter beschikking stelt.
- Drie keer per dag worden de gegevens via een on-premise gateway opgeladen naar een Data Lake in Azure. Eens de gegevens zich in de cloud bevinden, kunnen de eindgebruikers deze consulteren in een PowerBI rapport.
- Ieder maandeinde worden de uitgelezen gegevens geïnterpreteerd en worden er forfaits geregistreerd in de facturatiesoftware. De aantallen op de verkoopfacturen zijn dus rechtstreeks gekoppeld aan de gegevens die op het overheidsportaal werden uitgelezen.
Resultaat
Door de koppeling met het overheidsportaal worden de verkoopfacturen automatisch opgemaakt waardoor manuele arbeid wordt uitgespaard. De klant stelt vast dat er veel minder klachten worden ontvangen doordat verkoopfacturen sneller worden opgemaakt en deze geen fouten meer kunnen bevatten. Bij klachten over de verkoopfacturen helpt het PowerBI rapport te verhelderen waar nodig.
]]>